Manfaat Software Procurement yang Belum Diketahui Banyak Perusahaan

Adanya software procurement memberikan dampak positif yang cukup signifikan bagi perusahaan masa kini. Sebab software procurement dicipta untuk menyederhanakan sekaligus mengoptimalkan operasi pengadaan perusahaan. Baik dari segi alur, kinerja, hingga biaya yang dikeluarkan dalam operasi pengadaan itu sendiri.

Mengingat aktivitas pengadaan merupakan salah satu operasi bisnis yang cukup krusial. Maka sangat disarankan bagi perusahaan saat ini, untuk mengimplementasikan software procurement ke dalam bisnis mereka. Berikut penjelasan mengenai software procurement secara garis besar pada artikel di bawah ini.

Pengertian Procurement dalam Dunia Bisnis

Procurement atau pengadaan adalah upaya atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa tertentu, guna mencapai tujuan bisnisnya salah satunya demi menunjang operasi produksi.

Procurement merupakan operasi bisnis yang melibatkan hubungan antara pihak perusahaan dengan supplier atau pemasok. Dengan adanya keterlibatan pihak eksternal tersebut, maka dibutuhkan sistem maupun rencana bisnis yang strategis.

Guna meningkatkan peluang kesuksesan dalam membangun kerja sama bisnis dengan pihak pemasok. Procurement juga termasuk bagian supply chain atau rantai pasokan dalam bisnis.

Alur Kerja Procurement

Operasi procurement sendiri terdiri atas 3 tahapan, antara lain:

1. Persiapan (Preparation)

Dalam proses persiapan atau preparation, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan.

Pertama, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan agar dapat memprioritaskan barang yang benar-benar dibutuhkan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir pengeluaran dana yang sia-sia.

Selanjutnya, daftar barang yang dibutuhkan perlu disetujui oleh manajemen. Apabila manajemen tidak menyetujui, maka proses procurement tidak dapat dilakukan. Selain itu, procurement harus dijalankan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Karenanya membutuhkan keputusan dari manajemen.

Ketiga adalah menjalankan prosedur tender bagi supplier atau vendor. Proses ini merupakan ajang bagi supplier atau vendor untuk bersaing mengajukan harga yang akan disetujui oleh perusahaan. Perusahaan akan memilih mereka yang mengajukan tawaran harga menarik serta kualitas barang yang sesuai.

Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan latar belakang supplier atau vendor yang akan dipilihnya. Apakah portofolio mereka baik dan terpercaya? Apakah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan barang dalam jumlah tertentu? Oleh karena itu, kenali terlebih dulu supplier atau vendor yang akan dipilih agar perusahaan tidak mengalami hambatan suatu saat nanti.

Apabila perusahaan sudah memiliki calon supplier atau vendor, maka mereka bisa menuju proses selanjutnya.

2. Permintaan (Solicitation)

Setelah menyiapkan, mengidentifikasi kebutuhan, serta memiliki calon supplier atau vendor, perusahaan selanjutkan akan mengajukan permintaan barang.

Sebelum itu, biasanya perusahaan akan menjalani proses negosiasi bersama supplier atau vendor yang bersangkutan. Perusahaan akan memilih supplier atau vendor melalui proses negosiasi yang baik serta menguntungkan dan disepakati oleh kedua belah pihak.

Apabila perusahaan telah memilih suatu supplier atau vendor, maka dilanjutkan dengan pembuatan purchase order atau proforma invoice yang ditandatangani oleh manajemen serta supplier atau vendor terpilih.

3. Proses Pembayaran (Payment Process)

Proses terakhir adalah proses pembayaran. Setelah membuat purchase order, supplier atau vendor akan memenuhi permintaan sesuai dengan purchase order dan akan melakukan pengiriman.

Sebelum melakukan pengiriman, barang akan dicek terlebih dahulu kualitas dan kuantitasnya, apakah sesuai dengan syarat dan ketentuan yang ada.

Selanjutnya, perusahaan menerbitkan invoice. Dalam invoice tertera nama, jumlah, dan harga barang yang kemudian akan dicek oleh perusahaan maupun supplier atau vendor untuk menghindari kesalahan.

Terakhir adalah proses pembayaran, sesuai dengan yang tercantum pada invoice dan dilaksanakan oleh manajemen.

Definisi Software Procurement

Software procurement perangkat lunak yang dirancang untuk mengoptimalkan sekaligus menyederhanakan operasi pengadaan perusahaan. Dengan mengedepankan prinsip sistem atau pengoperasian yang modern dan mudah.

Software procurement sendiri mencakup pengelolaan berbagai aktivitas dalam operasi pengadaan bisnis. Di mana mencakup otomatisasi pengajuan hingga analisis kinerja operasi selama periode tertentu.

Manfaat Software Procurement Bagi Perusahaan

Adapun manfaat yang bisa didapatkan perusahaan lewat penggunaan software procurement di antaranya sebagai berikut.

• Meningkatkan visibilitas alur kerja.
• Mengurangi biaya operasi pengadaan perusahaan.
• Merampingkan alur dan mengoptimalkan kinerja operasi pengadaan perusahaan.
• Menekan risiko-risiko merugikan yang dapat terjadi dalam operasi pengadaan perusahaan.
• Mengembangkan kualitas komunikasi antara perusahaan dan pemasok.
• Rantai pasokan perusahaan menjadi lebih optimal.
• Perusahaan mampu melakukan analisis data maupun pengeluaran secara mendalam dan komprehensif.
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan atau strategi bisnis untuk periode berikutnya.
• Menumbuhkan produktivitas bisnis perusahaan.
• Sistem terintegrasi.
• Memudahkan proses kerja setiap divisi yang terlibat dalam operasi pengadaan bisnis perusahaan.

Sekian pemaparan wawasan mengenai software procurement pada artikel kali ini. Jika Anda mulai tertarik untuk mulai mengimplementasikan software procurement ke dalam bisnis perusahaan. ERP software Indonesia RedERP dapat menjadi rekomendasi utama Anda, untuk memeroleh software procurement termutakhir yang bersifat solutif sekaligus suportif. Di mana tentu saja sangat menjanjikan dalam mengembangkan progres bisnis Anda, terutama dalam aspek pengadaaan.